Einführung
Die WHU - Otto Beisheim School of Management ist in Deutschland bekannt für ihre innovativen Ansätze und hohen Ausbildungsstandards. Mit einem Career Service Team von 13 Mitarbeitenden an zwei Standorten war die WHU die erste Hochschule in Deutschland, die Handshake eingeführt hat. Um den Studierenden den besten Service zu bieten und die Effizienz zu steigern, hat die Hochschule Handshake implementiert. Dadurch konnten veraltete Systeme abgelöst und deutliche Verbesserungen erzielt werden, von besserer Kommunikation bis hin zu wertvollen Einblicken in die Angebote des Career Service.
KPIs
- 1.600 Interaktionen mit Stellenangeboten seit der Einführung von Handshake
- 66% Aktivierungsrate der Studierenden auf Handshake
- 55% E-Mail-Öffnungsrate bei Studierenden
Herausforderungen
Der Career Service der WHU wurde durch verschiedene veraltete Systeme ausgebremst, die nicht miteinander verknüpft waren. Studierende und Mitarbeitende mussten täglich mehrere Plattformen nutzen, was zeitaufwändig und frustrierend war. „Das Hauptproblem war, dass wir zu viele unterschiedliche Plattformen hatten“, sagt Miriam Kraneis, Leiterin des MBA Career Centers. „Mit Handshake konnten wir alles auf einer Plattform bündeln, was es den Studierenden viel einfacher gemacht hat.“ Die vorherigen Plattformen boten zudem keine Feedbackfunktionen, keinen Onboarding-Support und keinen eigenen Account Manager, was zu negativem Feedback der Studierenden führte. Die WHU brauchte eine benutzerfreundliche Plattform, die es ermöglicht, Daten zu verarbeiten und auszuwerten.
Implementierung
Das WHU Career Center Team während der Implementierung
Einheitliche Einführung
Die Handshake-Plattform wurde für alle 2.500 Studierenden der WHU zeitgleich eingeführt. Bei der Einführung von Handshake hat die WHU den Schwerpunkt auf die Funktionen für Veranstaltungen und Karrieremessen gelegt, die für den Beziehungsaufbau zu Unternehmenspartnern entscheidend sind.
Effizienter Onboarding-Prozess
Der Übergang zu Handshake verlief reibungslos und dauerte weniger als sechs Monate. Das Produkt- und Customer Success Team arbeitete eng mit dem Career Service zusammen und sorgte durch Schulungen und strategische Planung für ein umfassendes Onboarding.
Effektive Zusammenarbeit
Seit der Einführung nutzt die WHU die Handshake-Plattform intensiv. Das Career Service Team gab nach der Einführung wertvolles Feedback, um Karrieremessen und Onboarding-Prozesse für Recruiter weiter zu optimieren. Gemeinsam mit dem Handshake-Team wurde die Plattform weiterentwickelt, um den spezifischen Anforderungen der WHU und der deutschen Hochschullandschaft gerecht zu werden.
Die Lösung
Verbessertes Engagement der Studierenden
Durch Handshake können sich Studierende für Veranstaltungen anmelden, auf Jobs bewerben und mit Arbeitgebern in Kontakt treten – alles auf einer Plattform. Die Plattform bietet Karriereressourcen sowohl online als auch über eine mobile App. Diese bietet Vorteile wie sofortige Benachrichtigungen, eine einfache Navigation und interaktive Funktionen, die das Nutzererlebnis verbessern. „Die App erleichtert den Studierenden die Verwaltung ihrer Aktivitäten“, sagt Swapon Das, Koordinationsmanager an der WHU.
Optimierte Kommunikation
Handshake hat die Kommunikation des Career Service-Teams deutlich vereinfacht. Die neue Newsletter-Funktion ermöglicht es dem Team, eigenständig Newsletter zu erstellen und zu verwalten. Dadurch wurde nicht nur der Arbeitsaufwand reduziert, sondern auch die Zusammenarbeit mit Studierenden und Arbeitgebern verbessert. „Mit Handshake kann jedes Teammitglied einen Newsletter erstellen, ohne auf andere Abteilungen angewiesen zu sein“, sagt Claudia Zawadzki, Assistentin des Career Service.
Strategische Einblicke
Mit den detaillierten Analyse- und Reportingfunktionen kann das Career Service Team nun die Wirksamkeit ihrer Initiativen besser verfolgen und strategischer planen. „Die Daten helfen uns wirklich zu verstehen, was funktioniert und was wir verbessern können“, fügt Miriam Kraneis hinzu. Die Möglichkeit, das Engagement der Studierenden, die Teilnahme an Veranstaltungen und die Bewerbungsquoten zu beobachten, ermöglicht es dem Career Service, die Angebote besser auf die Bedürfnisse der Studierenden abzustimmen und die Gesamtleistung zu steigern.
Zusammenfassung
Die Einführung von Handshake hat die Arbeitsabläufe an der WHU erheblich vereinfacht. Die Plattform spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch den Stress im Career Service Team. Zudem können die Mitarbeitenden nun die Kommunikation eigenständig verwalten, was abteilungsübergreifende Abhängigkeiten beseitigt. Vor allem die Newsletter-Funktion hat sich als besonders nützlich erwiesen. „Jetzt können wir unsere Kommunikation viel effizienter gestalten“, sagt Judith Kingston, zuständig für das Engagement der Studierenden. Miriam Kraneis betont zudem: „Die Möglichkeit, schnell und einfach Newsletter zu erstellen, war ein großer Gewinn für uns.“
Insgesamt hat die Umstellung auf Handshake nicht nur die Arbeitsprozesse vereinfacht, sondern auch die Fähigkeit des Teams verbessert, effektiver mit Studierenden und Arbeitgebern in Kontakt zu treten und ein dynamischeres Umfeld für den Career Service zu schaffen.
„Der Career Service der WHU wurde durch eine Reihe von Altsystemen behindert, die nicht integriert waren, was die Karriereplanung für die Studierenden erschwerte. Mit Handshake konnten wir alles auf einer Plattform zusammenfassen, was den Prozess für unsere Studierenden erheblich vereinfacht hat. Der Support, den wir von Handshake erhielten, übertraf unsere Erwartungen und war durchweg hervorragend.“
Miriam Kraneis, Leiterin MBA Career Center, WHU
Fazit
Die WHU möchte weitere deutsche Hochschulen dazu ermutigen, Handshake einzuführen, um die Möglichkeiten für ihre Studierenden zu verbessern. „Wir möchten die Vorteile von Handshake bekannt machen, damit auch andere Schulen davon profitieren können“, erklärt Miriam Kraneis. Kurz gesagt, hat die Handshake-Plattform die täglichen Aufgaben vereinfacht, den Verwaltungsaufwand deutlich reduziert, die strategische Ausrichtung der Angebote unterstützt und die Nutzung für Studierende über die mobile App verbessert. Das Career Service Team der WHU hat sich für Handshake entschieden, weil es als die fortschrittlichste Plattform für Career Services gilt. Obwohl die Partnerschaft noch jung ist, hat sie bereits deutliche Fortschritte in der Verbesserung des Career Services gezeigt und verdeutlicht, wie positiv neue Technologien im Bildungsbereich wirken können. Heike Hülpüsch, Leiterin des Career Centers, blickt gespannt auf die nächsten Schritte der Zusammenarbeit.